Kancelaria KR od teraz z dedykowanym CRM dla kancelarii

Wdrożyliśmy system CRM dla kancelarii, który zrewolucjonizował naszą pracę. Postanowiliśmy podzielić się korzyściami, jakie wiążą się z korzystania CRM, ponieważ nie wyobrażamy sobie już pracy bez niego.

Organizacja pracy prawnika to podstawa. Brzmi banalnie… Prawda? Z doświadczenia już wiemy, że to nie takie proste.

Kalendarz Kancelarii

Każdy prawnik ma kalendarz, najczęściej w tzw. wersji papierowej z widokiem dziennym, podzielonym na godziny na godziny (najlepiej od 7:00 do 24:00), niestety większość kalendarzy zawierają podział godzinowy wyłącznie do 17:00-19:00, co może sprawić wiele problemów w organizacji czynności do wykonania po wyjściu z kancelarii. Jak wiemy adwokat, czy radcy prawny to praca często 24h na dobę.

Dokumentacja Kancelarii

Akta sprawy, pisma procesowe, umowy itd. – praca prawnika to głównie praca z dokumentami, które wszystkie trzeba przechowywać w uporządkowany sposób, aby w każdym momencie znaleźć konkretny dokument, w konkretnej sprawie. Niestety im więcej spraw, to więcej dokumentów i akt.

Skąd pomysł na CRM

Rozwój kancelarii radowskiej to nie tylko ugruntowana pozycja na rynku i stali klienci, ale również wielu nowych klientów, partnerzy, wspólnicy, aplikanci. Niestety czasem nie łatwo jest zapanować nad papierowym chaosem, a do tego dochodzą terminy sądowe, czyli te procesowe, ustawowe czy biegu przedawnienia. Mimo wielu lat pracy w zawodzie nawet my (ludzie z doświadczeniem i sukcesami) mogą poczuć się przytłoczeni. Dlatego po badaniu możliwości, jakie daje rynek IT (CRM, ERP), zdecydowaliśmy się na rozwiązanie, jakim jest CRM dla kancelarii prawnych. Obecnie od kilku miesięcy pracujemy na CRM i mogę powiedzieć, że nasza praca jest bardziej zorganizowana i spokojniejsza.

CRM w Kancelarii Radcowskiej

W dużym skrócie po wdrożeniu CRM nasza kancelaria KR zyskała:

  • możliwość przyjrzenia się portfelowi klientów kancelarii z lotu ptaka-ilość teczek na biurku potrafi przytłoczyć nawet doświadczonego prawnika;
  • bieżący dostęp do planu dnia i zadań, kalendarze pracowników (np. sekretariatu czy biura podawczego) lub współpracowników (aplikantów, prawników, adwokatów czy radców prawnych) – do momentu wdrożenia CRM każdy z nas miał swój kalendarz, plus ważne terminy (np. odpowiedź na pozew, wniesienie opłat sądowych) zamieszczane były w głównym kalendarzu w sekretariacie + kalendarzu Google;
  • możliwość zlecania zadań użytkownikom systemu (integracja Google Calendar);
  • funkcję powiadomień i przypomnień;
  • stały dostęp (24h na dobę z dostępem do internetu) do prowadzonych spraw i co ważne dokumentów (skany) oraz kluczowych informacji dotyczących klientów — wcześniej praca zdalna bez akt sprawy była niemożliwa i wymagała pojawienia się w kancelarii;
  • OCR dokumentacji i szybkie wyszukiwanie systemowe po treści zOCRowanych dokumentów;
  • wewnętrzny czat w CRM (przystawialiśmy korzystać z telefonicznych komunikatorów);
  • generator wzorców pism (nie musimy już ręcznie uzupełniać pisma o dane klienta, np. wezwania do zapłaty czy wzorce umów itp.);
  • raporty czasu pracy (czas pracy deklaratywny i faktyczny/stoper);
  • moduł do obsługi poczty przychodząca i wychodząc (praktycznie wyeliminowaliśmy papierowy Dziennik korespondencji);
  • kontrola należności z płatności klienckich;
  • rejestr umów, kontaktów i pełnomocnictw (obecnie mamy pełną kontrolę terminów wygaśnięcia pełnomocnictwa);
  • alarmy czasy pracy – sprawdzanie rentowność umów ryczałtowych;
  • rejestr kontaktów i korespondencji (przy kliencie) w panelu klienta (możliwość wysyłania wiadomości mail i sms z systemu).

Dostęp do internetu jest powszechny w dobie XXI wieku. Możliwości dostępu do systemu CRM i do zawartych w nim danych w dowolnym miejscu, w każdej porze dnia i nocy daje naszej kancelarii nowe możliwości. Praca zespół kancelarii jest bardziej efektywna zarówno czasowo, jak i jakościowo.